Nuno Moreira & Manuel Gens, Visão on line,
Algumas empresas multinacionais, com presença também em Portugal, têm vindo a ser objeto de tentativas de fraude através de pedidos de transferências de fundos.
Esta fraude é realizada a uma grande escala, como evidencia um inquérito da Direcção Central de Repressão da Grande Delinquência Financeira em mais de 150 processos de fraudes. Este fenómeno, conhecido no ano 2011, teve no ano de 2012 um relevante impacte financeiro negativo nas respectivas empresas, acima de 30 milhões de Euros.
É visível em alguns estudos, nomeadamente no último Global Fraud Survey da Ernst & Young uma tendência do aumento do risco de fraude e de corrupção, nomeadamente em países de crescimento acelerado. O Brasil, a República Checa, a Indonésia, Índia e Vietname estão à cabeça dos países identificados com um ambiente favorável à corrupção. Este estudo confirma também o "assédio" que estão a sofrer, em particular os CFO's ou os CEO's locais, no sentido de procederem rapidamente a transferências de fundos.
O modus operandi
Os grupos criminosos que se entregam a estas fraudes procuram previamente informações sobre a empresa, sobre a composição do governo dessas sociedades e composição dos seus órgãos sociais. Utilizando técnicas denominadas de engenharia social, obtêm-se informações de pessoas e entidades sem o seu conhecimento, recorrendo também, muitas vezes, à sua capacidade de persuasão. Obtêm-se assim os nomes dos principais responsáveis, os números de contas bancárias, os nomes dos signatários autorizados e os modelos das suas assinaturas, os logótipos, modelos de cartas da empresa, etc.
Uma primeira chamada telefónica junto dos serviços administrativos permite obter as informações necessárias para desencadear o processo. Seguidamente, o defraudador vai ligar com uma sucursal ou filial no estrangeiro de uma sociedade, fazendo-se passar por um dos responsáveis do grupo, CEO ou Chairman, tentando persuadir o "financeiro" local a efetuar uma transferência para uma conta de um outro país.
Poderá dar como justificação uma iminente inspeção das finanças ou a necessidade de responder a concorrência desleal......Poderá "atacar" quer com uma postura "bajuladora" ou então prepotente, para obter rapidamente uma assinatura autorizada para a transferência. As transferências de fundos geralmente são pedidas para contas de um país asiático (em particular China) ou para um país africano.
Uma alternativa pode consistir em enviar diretamente uma ordem de transferência por fax ao banco. O documento é um falso produto, a partir das informações fornecidas pela empresa (número de conta bancária, de signatários autorizados) e recolhidas na Internet (logotipo, assinatura, obtidos sobre um documento oficial depositado).
Os sinais de alerta
É muito importante estar particularmente atento aos seguintes aspetos:
- Chamadas de pessoas que se apresentam como chefias de topo de uma organização e que dão instruções que saem do enquadramento corrente do negócio.
- Pedidos de informação por telefone sobre contas bancárias da empresa, dos seus procedimentos internos de pagamento, dos seus signatários, etc.
- Ordens de transferência de uma conta da empresa sobre contas no estrangeiro, enviadas directamente por fax ou email ao nosso banco, ou que nos são enviadas já pré-preenchidas para serem assinadas e seguidamente levadas ou dirigidas ao n/ banco.
As medidas preventivas
Uma boa aplicação de gestão de contas a pagar (gestão de encomendas, recepções, conferência, validação de facturas, formas de pagamento etc.) permite controlar os pagamentos a terceiros, assegurando, não só aquilo que deve ser pago, como também separar as funções dos intervenientes nesse processo.
Nenhum pagamento pode ser efetuado sem um suporte documental justificativo, devidamente aprovado por pessoa autorizada. As ordens de pagamento devem ser emitidas pelas pessoas titulares com poder para o fazer e não podem ser comunicadas oralmente.
Os códigos IBAN (número de conta bancária internacional do beneficiário do pagamento) só devem ser fornecidos imperativamente por terceiros em documento original (não fax ou correio electrónico).
No caso de dúvida, é necessário verificar as coordenadas bancárias diretamente junto do serviço contabilístico ou tesouraria da empresa em causa.
O recurso aos pagamentos manuais deve ser excecional. Os bancos podem ser convidados a confirmar via chamada telefónica as ordens manuais de transferências no estrangeiro.
Cada empresa deve proibir qualquer comunicação a terceiros relativa a poderes bancários, delegações, saldos das contas, plafonds limites, etc.
O que fazer face a tal situação?.....algumas sugestões:
- Não se deixe influenciar pelas pressões (ameaça, pretexto de urgência);
- Não fornecer informação sobre as contas bancárias, o procedimento de validação dos pagamentos, os signatários, etc.;
- Recolha o máximo de informação quando confrontado com perguntas do "lado de lá". Este aspeto é fortemente recomendado pelas instâncias judiciais. Peçam o número de telefone para contato; peçam uma origem de correio electrónico, dizendo amavelmente que pretendem posteriormente confirmar a operação..., apontem o nº de conta para onde "estão a fazer" o pedido de transferência. Verifiquem a origem do correio eletrónico ou a zona de onde é feita a chamada telefónica;
- Respeitem os procedimentos internos, mesmo no caso suposto de urgência. No caso de dúvida, falar imediatamente com a respetiva chefia hierárquica;
- Controlem a veracidade da transação junto de um interlocutor fiável do grupo, etc.
Nem sempre sejam prestáveis, estejam sobretudo muito atentos.... os "fraudsters" estão sempre vigilantes, na expectativa de uma nova oportunidade saindo, muitas vezes, vitoriosos....!